Procedimiento de Gestión de Informaciones
Objeto
El presente Procedimiento regula la recepción, análisis, investigación, seguimiento y finalización de las comunicaciones recibidas a través del Sistema Interno de Información de Merello Ingenieros, S.L.
Su finalidad es asegurar que todas las comunicaciones se gestionen de manera diligente, objetiva, independiente, confidencial y respetuosa con los derechos de las personas informantes, las personas afectadas y los terceros mencionados.
Este procedimiento forma parte del Sistema Interno de Información de Merello Ingenieros, S.L. y desarrolla los principios contenidos en su Política del Sistema Interno de Información y Protección del Informante.
El procedimiento ha sido aprobado por el órgano de administración de Merello Ingenieros, S.L. y su tramitación corresponde al Responsable del Sistema. La Ley 2/2023 atribuye al órgano de administración su aprobación y al Responsable del Sistema la obligación de tramitar diligentemente las informaciones recibidas.
Ámbito de aplicación
Este procedimiento se aplicará a las comunicaciones presentadas por personas que hayan obtenido información en un contexto laboral o profesional relacionado con Merello Ingenieros, S.L., incluyendo, entre otras:
- Personas trabajadoras actuales y antiguas.
- Personas candidatas en procesos de selección.
- Personas en prácticas, formación o becarias.
- Profesionales autónomos.
- Proveedores, distribuidores y colaboradores.
- Contratistas y subcontratistas.
- Personas que trabajen bajo la supervisión de proveedores o contratistas.
- Miembros del órgano de administración, dirección o supervisión.
- Cualquier otra persona incluida en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023.
Podrán comunicarse posibles infracciones del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales, infracciones administrativas graves o muy graves y otros incumplimientos incluidos en la Política del Sistema Interno de Información de Merello Ingenieros, S.L.
Responsable del procedimiento
La gestión del procedimiento corresponde al Responsable del Sistema Interno de Información, designado formalmente por el órgano de administración de Merello Ingenieros, S.L.
El Responsable del Sistema ejercerá sus funciones con independencia y autonomía, sin recibir instrucciones sobre la gestión o resolución de los expedientes, y deberá disponer de los medios necesarios para su correcto desempeño.
Sus funciones principales serán:
- Supervisar el funcionamiento del Sistema Interno de Información.
- Recibir y revisar las comunicaciones.
- Enviar el acuse de recibo cuando proceda.
- Decidir sobre su admisión o inadmisión.
- Solicitar información adicional.
- Realizar o coordinar las investigaciones.
- Mantener la comunicación con la persona informante.
- Proteger la confidencialidad de los expedientes.
- Controlar el cumplimiento de los plazos.
- Proponer o adoptar las medidas que correspondan.
- Remitir la información a las autoridades cuando proceda.
- Documentar la finalización del expediente.
Cuando exista un posible conflicto de interés que afecte al Responsable del Sistema, este deberá abstenerse de intervenir. La comunicación será asignada a la persona sustituta o al órgano que haya sido designado internamente para estos casos.
Canales disponibles
Las comunicaciones podrán presentarse a través de las siguientes vías.
La vía principal será la plataforma electrónica disponible en:
La plataforma permite:
- Presentar comunicaciones identificadas.
- Presentar comunicaciones anónimas.
- Adjuntar documentos y archivos.
- Obtener un código de seguimiento.
- Consultar posteriormente el expediente.
- Recibir y responder mensajes.
- Aportar información adicional.
- Solicitar una comunicación verbal o una reunión presencial.
La persona informante deberá conservar el código de seguimiento generado por la plataforma. Por motivos de seguridad y anonimato, Merello Ingenieros, S.L. no podrá recuperar ese código si la persona lo pierde.
Documentación de las comunicaciones verbales
Cuando una comunicación se presente verbalmente, podrá documentarse, con el consentimiento previo de la persona informante, mediante:
- Una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible.
- Una transcripción completa y exacta realizada por la persona responsable de su tratamiento.
Cuando se utilice una transcripción, se ofrecerá a la persona informante la posibilidad de comprobarla, rectificarla y aceptarla mediante su firma.
Antes de realizar una grabación se informará a la persona sobre:
- La existencia de la grabación.
- La finalidad de su realización.
- El tratamiento de sus datos personales.
- Las condiciones de conservación y confidencialidad.
La documentación de las comunicaciones verbales debe realizarse con consentimiento previo mediante grabación segura o transcripción completa y exacta.
Contenido recomendado de la comunicación
Para facilitar su análisis, se recomienda que la comunicación incluya, en la medida de lo posible:
- Una descripción clara de los hechos.
- La fecha o periodo aproximado.
- El lugar, instalación, departamento o área relacionada.
- Las personas o entidades presuntamente implicadas.
- La forma en que se tuvo conocimiento de los hechos.
- Si los hechos continúan produciéndose.
- Si existe un riesgo inmediato para personas, bienes, información o pruebas.
- Si los hechos ya fueron comunicados anteriormente.
- Los documentos o evidencias disponibles.
No será obligatorio:
- Identificarse.
- Proporcionar una dirección de correo electrónico.
- Facilitar un número de teléfono.
- Aportar pruebas concluyentes.
- Conocer la calificación jurídica exacta de los hechos.
La falta de documentos o pruebas concluyentes no impedirá por sí sola la presentación ni el análisis de una comunicación cuando la persona tenga motivos razonables para considerar que la información es veraz.
Recepción y registro
Toda comunicación recibida será registrada de forma segura y confidencial.
El registro incluirá, cuando resulte aplicable:
- Fecha de recepción.
- Código o referencia del expediente.
- Canal utilizado.
- Estado de tramitación.
- Fechas relevantes.
- Actuaciones realizadas.
- Personas autorizadas que hayan intervenido.
- Fecha y forma de finalización.
Las comunicaciones y las investigaciones internas deberán constar en un libro-registro confidencial. Este registro no será público y su contenido solo podrá facilitarse en los supuestos legalmente establecidos.
Cuando una comunicación se reciba a través de un canal incorrecto o por una persona no autorizada, esta deberá:
- Mantener absoluta confidencialidad.
- No copiar, reenviar ni divulgar la información.
- Remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema.
- Eliminar cualquier copia que no resulte necesaria.
- Abstenerse de iniciar por su cuenta actuaciones o averiguaciones.
Todo el personal que pueda recibir accidentalmente una comunicación será informado y formado sobre esta obligación.
Acuse de recibo
Cuando la persona informante haya facilitado un medio seguro de contacto o utilice el código de seguimiento de la plataforma, se enviará un acuse de recibo dentro de los siete días naturales siguientes a la recepción.
El acuse podrá contener:
- Confirmación de la recepción.
- Número o referencia del expediente.
- Información sobre la posibilidad de aportar nuevos datos.
- Recordatorio sobre la conservación del código de seguimiento.
- Información general sobre plazos y garantías.
No se enviará el acuse cuando:
- Pueda comprometer la confidencialidad de la comunicación.
- La persona informante haya solicitado expresamente no recibir comunicaciones.
- No exista ningún medio para contactar con la persona informante.
El plazo máximo legal para enviar el acuse de recibo es de siete días naturales, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad.
Análisis preliminar
Una vez recibida la comunicación, el Responsable del Sistema realizará un análisis preliminar para determinar:
- Si los hechos entran dentro del ámbito del Sistema Interno de Información.
- Si existe información suficiente para comprender mínimamente los hechos.
- Si resulta necesario solicitar aclaraciones o documentos.
- Si existe riesgo inmediato.
- Si puede existir un conflicto de interés.
- Si procede iniciar una investigación.
- Si los hechos deben trasladarse inmediatamente a una autoridad.
Durante esta fase no se exigirá a la persona informante que demuestre de forma definitiva los hechos.
Cuando la información sea incompleta, pero permita identificar mínimamente una posible irregularidad, podrá solicitarse información adicional mediante el buzón seguro de la plataforma.
Admisión de la comunicación
La comunicación será admitida cuando del análisis preliminar se desprenda que:
- Los hechos pueden encontrarse dentro del ámbito del Sistema Interno de Información.
- Existe una descripción mínimamente comprensible.
- La información no es manifiestamente inverosímil o carente de todo fundamento.
- Resulta posible efectuar alguna actuación razonable de comprobación.
La admisión no significa que los hechos hayan quedado probados ni que las personas mencionadas sean responsables. Significa únicamente que existen elementos suficientes para continuar con su análisis o investigación.
La decisión de admisión se documentará dentro del expediente.
Inadmisión o derivación
La comunicación podrá ser inadmitida cuando:
- Los hechos estén claramente fuera del ámbito material del Sistema.
- Se trate exclusivamente de una consulta comercial, incidencia técnica, reclamación de cliente, candidatura o cuestión ordinaria de atención al cliente.
- Se refiera únicamente a un conflicto interpersonal sin posible infracción incluida en el ámbito del sistema.
- La información esté completamente disponible para el público.
- Se trate de un mero rumor sin información mínimamente comprobable.
- La comunicación sea una repetición de otra ya tramitada y no aporte información nueva significativa.
- El contenido sea incomprensible y no exista posibilidad de solicitar aclaraciones.
- Existan indicios claros de que se ha presentado deliberadamente información falsa.
Cuando sea posible mantener contacto con la persona informante, se le comunicará de forma motivada la inadmisión o derivación, siempre que ello no comprometa derechos, investigaciones o deberes de confidencialidad.
La inadmisión no supone automáticamente que la persona haya actuado de mala fe. La mala fe requiere que se haya comunicado información a sabiendas de su falsedad.
Cuando el asunto corresponda a otro departamento de Merello Ingenieros, S.L., solo podrá derivarse preservando la confidencialidad y limitando la información comunicada a lo estrictamente necesario.
Medidas urgentes
Cuando la comunicación revele un riesgo grave o inmediato, el Responsable del Sistema podrá proponer o adoptar, dentro de sus competencias, medidas cautelares o preventivas destinadas a:
- Proteger a las personas.
- Evitar la continuación de la posible infracción.
- Preservar documentos, datos o pruebas.
- Prevenir daños medioambientales, económicos o reputacionales.
- Impedir represalias.
- Evitar interferencias en la investigación.
Estas medidas no prejuzgarán la responsabilidad de las personas afectadas y deberán ser necesarias, proporcionales y revisables.
Cuando exista una emergencia real que requiera intervención inmediata, se recurrirá a los servicios de emergencia o a la autoridad competente.
Investigación
Cuando la comunicación sea admitida, el Responsable del Sistema podrá realizar directamente la investigación o designar a personas internas o profesionales especializados para colaborar en ella.
Solo se facilitará a cada participante la información estrictamente necesaria para el ejercicio de sus funciones.
La investigación podrá comprender:
- Revisión de documentos y registros.
- Análisis de comunicaciones corporativas cuando resulte legal y proporcionado.
- Entrevistas con la persona informante.
- Entrevistas con testigos.
- Audiencia de la persona afectada.
- Solicitud de informes técnicos, jurídicos o contables.
- Conservación preventiva de evidencias.
- Verificación de procesos y controles internos.
- Cualquier otra actuación lícita, necesaria y proporcionada.
Todas las actuaciones deberán quedar documentadas.
La investigación respetará en todo momento:
- La confidencialidad.
- La minimización de datos.
- La presunción de inocencia.
- El derecho de defensa.
- El honor de las personas afectadas.
- La proporcionalidad.
- La legislación laboral y de protección de datos.
Comunicación con la persona informante
Cuando sea posible, se mantendrá la comunicación con la persona informante durante la tramitación.
El Responsable del Sistema podrá:
- Confirmar la recepción.
- Solicitar aclaraciones.
- Pedir documentación adicional.
- Informar sobre el estado general del expediente.
- Comunicar la finalización de las actuaciones.
La información facilitada no incluirá datos que puedan:
- Perjudicar la investigación.
- Afectar a los derechos de terceros.
- Revelar información confidencial.
- Comprometer actuaciones disciplinarias, judiciales o administrativas.
- Identificar innecesariamente a otras personas.
La posibilidad de mantener comunicación con la persona informante y solicitarle información adicional forma parte del contenido mínimo obligatorio del procedimiento.
Derechos de la persona afectada
La persona a la que se atribuyan los hechos tendrá derecho a:
- Ser informada de las acciones u omisiones que se le atribuyen.
- Ser oída.
- Formular alegaciones.
- Aportar documentos y pruebas.
- Contar con asistencia o asesoramiento cuando resulte procedente.
- Que se respete su presunción de inocencia.
- Que se protejan su honor y su identidad.
- Que sus datos personales se traten conforme a la normativa.
- Ejercer los derechos que legalmente le correspondan.
La información a la persona afectada se facilitará en el momento y forma que se consideren adecuados para no comprometer el buen fin de la investigación.
En ningún caso se le comunicará:
- La identidad de la persona informante.
- Información que permita deducir innecesariamente esa identidad.
- Datos cuya revelación pueda perjudicar la investigación.
- Información confidencial no relacionada con su derecho de defensa.
La ley reconoce el derecho de la persona afectada a conocer las acciones u omisiones atribuidas y a ser oída, pero permite determinar el momento y la forma para proteger la investigación. También prohíbe comunicarle la identidad de la persona informante.
Confidencialidad e identidad de la persona informante
La identidad de la persona informante será reservada y no será comunicada a las personas a las que se refieran los hechos ni a terceros no autorizados.
La identidad solo podrá comunicarse a:
- La autoridad judicial.
- El Ministerio Fiscal.
- La autoridad administrativa competente.
Esta revelación únicamente podrá realizarse cuando resulte necesaria dentro de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora y se aplicarán las salvaguardas legalmente previstas.
Cuando proceda, la persona informante será avisada antes de revelar su identidad, salvo que hacerlo pueda comprometer la investigación o el procedimiento judicial.
Acceso al expediente
El acceso a los datos personales del Sistema Interno de Información quedará limitado, dentro de sus respectivas funciones, a:
- El Responsable del Sistema y la persona que lo gestione directamente.
- Recursos Humanos, únicamente cuando pueda proceder una medida disciplinaria laboral.
- Los servicios jurídicos, cuando puedan resultar necesarias medidas legales.
- Los encargados del tratamiento que se designen.
- El delegado de protección de datos, si existe.
- Otras personas cuando sea imprescindible para adoptar medidas correctoras o tramitar procedimientos legales.
No se concederá acceso general al expediente a departamentos, administradores web, personal informático ni directivos que no estén autorizados por sus funciones.
La Ley 2/2023 limita expresamente el acceso a los datos a las personas y funciones autorizadas.
Conflictos de interés
Cuando una comunicación afecte directa o indirectamente:
- Al Responsable del Sistema.
- A una persona con relación personal o profesional estrecha con este.
- A una persona que tenga autoridad directa sobre el Responsable.
- A cualquier persona cuya intervención pueda comprometer la imparcialidad.
El Responsable deberá abstenerse y trasladar el expediente a la persona sustituta designada o al órgano de administración, según el protocolo interno.
La sustitución deberá documentarse sin revelar información a personas no autorizadas.
Plazo de investigación y respuesta
El plazo máximo ordinario para dar respuesta sobre las actuaciones de investigación será de tres meses desde la recepción de la comunicación.
Cuando no se haya enviado acuse de recibo, el plazo se computará desde el vencimiento de los siete días posteriores a la presentación de la comunicación.
En asuntos de especial complejidad, el plazo podrá ampliarse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
La ampliación deberá:
- Estar justificada.
- Documentarse en el expediente.
- Ser comunicada a la persona informante cuando sea posible y procedente.
La comunicación del resultado podrá limitarse a confirmar que:
- La comunicación ha sido analizada.
- Se han realizado las actuaciones oportunas.
- El expediente ha sido finalizado.
- Se han adoptado o propuesto medidas.
- La información ha sido remitida a la autoridad competente.
No será obligatorio revelar información confidencial, datos de terceros, medidas disciplinarias concretas ni detalles que puedan afectar a otros procedimientos.
Los plazos de tres meses y la posible ampliación de otros tres meses en asuntos especialmente complejos están establecidos en la Ley 2/2023.
Informe de conclusiones
Finalizada la investigación, el Responsable del Sistema elaborará un informe que podrá incluir:
- Identificación interna del expediente.
- Descripción resumida de la comunicación.
- Actuaciones realizadas.
- Hechos comprobados y no comprobados.
- Documentación revisada.
- Alegaciones de la persona afectada.
- Valoración de los resultados.
- Conclusiones.
- Propuestas de actuación.
- Medidas correctoras o preventivas.
- Necesidad de remitir los hechos a una autoridad.
- Fecha de finalización.
El informe se conservará con acceso restringido y no será público.
Formas de finalización
El expediente podrá finalizar como:
Resuelto
Cuando se hayan comprobado total o parcialmente los hechos y se hayan adoptado o propuesto las medidas correspondientes.
No admitido
Cuando la comunicación no reúna los requisitos mínimos para continuar o quede claramente fuera del ámbito del sistema.
Archivado
Cuando no haya sido posible acreditar razonablemente los hechos, no exista información suficiente para continuar o no proceda adoptar medidas adicionales.
El archivo no significa necesariamente que la comunicación fuera falsa ni que la persona informante actuara de mala fe.
Remitido a una autoridad competente
Cuando los hechos deban ser trasladados a una autoridad judicial, administrativa o supervisora.
Remisión al Ministerio Fiscal y otras autoridades
Cuando existan indicios de que los hechos pueden ser constitutivos de delito, la información será remitida con carácter inmediato al Ministerio Fiscal.
Cuando los hechos puedan afectar a los intereses financieros de la Unión Europea, serán remitidos a la Fiscalía Europea.
También podrá remitirse información a otras autoridades judiciales, administrativas o supervisoras cuando resulte legalmente necesario.
La remisión se realizará preservando la confidencialidad y documentando:
- La autoridad destinataria.
- La fecha del envío.
- La información remitida.
- La base o motivo de la remisión.
- Las medidas adoptadas para proteger la identidad de la persona informante.
La remisión inmediata al Ministerio Fiscal o, en su caso, a la Fiscalía Europea forma parte del contenido mínimo obligatorio del procedimiento.
Medidas posteriores
Cuando proceda, Merello Ingenieros, S.L. podrá adoptar:
- Medidas disciplinarias.
- Medidas organizativas.
- Modificación de procesos y controles.
- Formación adicional.
- Medidas de seguridad.
- Acciones legales.
- Recuperación de activos o cantidades.
- Medidas para evitar la repetición de los hechos.
- Acciones de protección frente a represalias.
- Comunicación a clientes, proveedores o autoridades cuando resulte necesaria.
Las medidas se adoptarán por los órganos o departamentos competentes y deberán estar basadas en hechos acreditados.
Protección frente a represalias
Se prohíbe cualquier represalia, amenaza o tentativa de represalia contra quienes presenten una comunicación conforme a la ley.
El Responsable del Sistema deberá comunicar al órgano competente cualquier indicio de represalia y proponer medidas para:
- Detenerla.
- Proteger a la persona afectada.
- Restablecer la situación anterior cuando sea posible.
- Investigar responsabilidades.
- Evitar nuevas represalias.
La prohibición abarca actos directos e indirectos que sitúen a la persona informante en una posición desfavorable por haber comunicado la información.
Protección de datos personales
Los datos personales tratados durante el procedimiento se utilizarán exclusivamente para:
- Recibir y analizar las comunicaciones.
- Determinar si procede una investigación.
- Realizar las actuaciones de investigación.
- Adoptar medidas correctoras.
- Gestionar procedimientos disciplinarios o legales.
- Cumplir las obligaciones derivadas de la Ley 2/2023.
No se recopilarán ni conservarán datos personales que no sean pertinentes o necesarios. Si se obtienen accidentalmente, se eliminarán sin dilación indebida.
La información completa sobre protección de datos puede consultarse en:
Privacidad canal interno información
Conservación y eliminación
Los datos personales permanecerán en el canal de recepción únicamente durante el tiempo imprescindible para determinar si procede iniciar una investigación sobre los hechos comunicados.
Cuando transcurran tres meses desde la recepción de una comunicación sin que se hayan iniciado actuaciones de investigación, los datos serán suprimidos del canal. Solo podrá conservarse información anonimizada cuando resulte necesario dejar evidencia del funcionamiento del Sistema Interno de Información.
Cuando se acuerde iniciar una investigación, la información estrictamente necesaria se incorporará a un expediente de investigación con acceso restringido y se conservará durante el tiempo necesario y proporcionado para tramitar las actuaciones y determinar las posibles responsabilidades.
Los datos manifiestamente irrelevantes serán eliminados sin dilación indebida. Si se acredita que la información facilitada no es veraz, será suprimida desde que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que la posible falsedad pueda constituir un ilícito penal.
El libro-registro de informaciones e investigaciones no será público. Los datos personales incluidos en él se conservarán durante el periodo necesario y proporcionado y, en ningún caso, por un plazo superior a diez años.
Las copias de seguridad estarán sujetas a medidas de acceso restringido, cifrado y periodos de conservación compatibles con estas reglas.
Comunicaciones manifiestamente falsas
La comunicación deliberada de información a sabiendas de su falsedad podrá dar lugar a las responsabilidades legales o disciplinarias que correspondan.
No se considerará que existe mala fe únicamente porque:
- Los hechos no puedan acreditarse.
- La investigación concluya sin medidas.
- La información resulte incompleta.
- La persona informante haya cometido un error razonable.
- La persona no disponga de pruebas concluyentes.
La protección legal se aplica cuando la persona tiene motivos razonables para pensar que la información es veraz en el momento de comunicarla.
Canales externos
La utilización del Sistema Interno de Información de Merello Ingenieros, S.L. no es obligatoria.
La persona informante podrá dirigirse directamente a:
- La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I.
- La autoridad autonómica competente, cuando corresponda.
- El Ministerio Fiscal.
- La Fiscalía Europea.
- Otras autoridades administrativas o supervisoras competentes.
- Las instituciones, órganos u organismos competentes de la Unión Europea.
https://www.proteccioninformante.gob.es/presentar-una-nueva-informacion-canal-externo
Formación y deber de comunicación interna
Las personas que puedan intervenir en el Sistema recibirán formación sobre:
- Confidencialidad.
- Protección de datos.
- Seguridad de la información.
- Prohibición de represalias.
- Derechos de la persona informante.
- Derechos de las personas afectadas.
- Recepción accidental de comunicaciones.
- Conservación y eliminación de la información.
Todo trabajador que reciba por error una comunicación deberá remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema y mantener absoluta confidencialidad.
Revisión del procedimiento
El presente procedimiento será revisado:
- Cuando cambie la normativa aplicable.
- Cuando se modifique el Sistema Interno de Información.
- Cuando cambie el Responsable del Sistema.
- Cuando se detecten incidencias o deficiencias.
- Tras una vulneración de seguridad.
- Cuando cambien los canales o herramientas utilizados.
- Cuando resulte necesario mejorar la protección de las personas informantes o afectadas.
Las modificaciones deberán ser aprobadas por el órgano de administración cuando afecten sustancialmente al procedimiento.
Aprobación y entrada en vigor
El presente Procedimiento de Gestión de Informaciones ha sido aprobado por:
Órgano de aprobación: Administrador único de Merello Ingenieros, S.L.
Fecha de aprobación: 21 Julio 2026
Fecha de entrada en vigor: 21 Julio 2026
Versión: 1.0